webサイトリニューアルを始める前に、RFP(提案依頼書)を用意しよう

068ce6bc6c2d47930210995da0992ac0_s「そろそろwebサイトをリニューアルしようか」

そんな話が社内ででたら、制作会社に問い合わせをする前に、まずやっておいたほうが良いことがあります。

それは、提案依頼書(RFP)の作成です。

RFP?なにそれ?

と初めて耳にした方にもご理解いただけるように、RFPについて詳しく説明していきます。

RFPとは

RFPとは提案依頼書(RFP:Request For Proposal)とは、webサイト構築にあたり、web制作会社に提案してほしい内容や要求・仕様等をまとめた文章です。
たとえばホームページの大規模なリニューアルを行う際、いくつかの制作会社を集めコンペを行う場合でも、まずは社内である程度盛り込みたい内容、改善したい機能などを固めておくかと思います。
コンペの際に各社に対し、事前に上記のような大まかな内容を伝えるためにRFPを作っておけば、ピントはずれの提案が来ることもないでしょうし、提案を受けた後各社を横並びで比較して、よりよい提案を選びやすくすることもできます。
RFPは作るのが手間、まずは自由な提案を受けたい、社内では良い考えがまとまらない、そういった意見もあるかと思います。
しかし、少なくとも自社がやりたいこと(事業戦略)や、方向性(リニューアルコンセプト)すら打ち出せないようでは、スタートラインにすら立っていないのと同じです。
自社がやりたいことを客観的に見て、果たしてその方向性が正しいのか、成功の見込みはあるのかをとらえる意味でも、RFPは作っておくべきものなのです。

RFPを事前に用意しておくメリット

では、RFPを事前に用意しておくことで得られるメリットをまとめてみましょう
  • 複数社への提案依頼が簡単になる
  • 伝えるべきことをRFPにしているので打ちあわせ時間を短縮できる
  • コンペの際に見積条件(仕様)を統一することができる
  • 伝え漏れを防止できる
  • 発注側、受注側でプロジェクトに対して認識を統一できる

そのほか、社内で現状のホームページの状況と、リニューアル後のイメージなどの共通認識が深まる点や、現状の課題とクリアすべき目標、どこまでがゴールなのかも明確になっていきます。

社内の稟議決裁などもRFPがあればスムーズに行くでしょう。

RFPの記載内容

では、RFPにはどんなことを書いておけばいいのかご説明します。
たとえばサイトリニューアルの場合、RFPには以下の項目を記載しておくと良いでしょう。
  • リニューアルの目的
  • なぜリニューアルに至ったのか、既存サイトの課題
  • ウェブサイトの役割
  • サイトに盛り込みたい内容
  • 制作範囲(デザイン、システム、インフラなど要望あれば)
  • 提案方法(必要書類-見積書、企画書、デザイン案など)
  • 事業概要
  • 予算
  • 納期(サイト公開希望日)
  • 選定の手順(スケジュール、評価基準など)

などを明記しておく必要があります。

先を見越してプロジェクトの成果指標なども記載しておくと、ゴールが見えやすくなっていきます。

最低限、リニューアルの目的、サイトに盛り込みたい内容、予算、納期は記載するようにしましょう。

RFPを用意せずコンペにのぞんだ場合、いろいろと提案してもらったものの、「制作会社ごとに前提条件・仕様が異なるため比較できない。」「比較すること自体に時間が掛かってしまう」ということにならないように、RFPは簡単なものでもかまわないので、用意しておくといいと思います。
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