あなたは大丈夫?LINEをビジネスで利用する際の注意点とは

LINEは手軽さと使いやすさから、プライベートはもちろん勤怠や業務連絡など、ビジネスシーンで利用する方も多いのではないでしょうか。

メールや他のビジネス用のチャットツールと比べて、LINEのほうが使いやすさを感じる方がいる一方で、「セキュリティ面が心配」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実際にビジネスで使う場合は、いろいろと注意しなければならないのがこのLINE。

今回は、LINEをビジネスで利用するメリットと注意点について解説します。

ビジネスでLINEを利用するメリット

▽メールより手軽に連絡できる

メールの場合、メーラーを立ち上げアドレスを入力し、件名を記載し、あいさつして、名前を名乗ってからようやく用件を書き、そして気の利いた結びの文章を書くといった、多くの手間が発生します。
一方LINEはメールのムダな入力をすべて吹っ飛ばして、チャット形式でリアルタイムに会話をするようにやり取りができます。
このようにLINEはメールに比べると、手軽かつスピーディにコミュニケーションが取れます。
LINEは用件のみでOKのスピードあるやり取りが可能。ビジネスメールは何かとマナーがうるさく形式ばっていて時間もかかります。
最近ではこうした手間を嫌ったり、会社として効率化に取り組んだりしているところも多く、ビジネスシーンでLINEでのやり取りも増えています。

▽コミュニケーションが活性化する

誰もが日頃から持ち歩いているスマートフォンで利用できるLINEなら、実際に顔を合わせられなくても容易に思っていることや感じている事、用件などのコミュニケーションができます。
LINEを使えば日頃から浅くも深くも、いろいろな深度でコミュニケーションを取ることができます。こうした積み重ねでお互いの関係性が深まり、いざというときに助け合えるといったチームビルディングにも一役買ってくれそうです。

▽情報共有が容易に

ちょっとした情報共有や報告・相談は、なかなか「それだけの用」ではメールを送りにくいものです。
しかし、LINEならグループチャット形式で情報共有できるため、発信者側のハードルが下がり、小さな発信が行いやすくなります。
こうしたコミュニケーションの中からも、思いがけず問題の解決につながる良いアイデアや出たり、思わぬところからいいアイデアがもらえたりといったことも期待できます。

ビジネスでLINEを利用するデメリット

▼セキュリティ面に不安がある

LINEは手軽で便利な反面、心配なのがセキュリティ面です。とくにプライベートのLINE IDを会社用にも使っている場合、細心の注意が必要です。
一番怖いのは「アカウントの乗っ取り」による情報漏えいです。
万が一アカウントが乗っ取られてしまうと、プライベートもビジネスも関係なく、やりとりや内容、送受信したファイルなどもすべて筒抜けになってしまいます。
LINEやチャットツールなど、コミュニケーションの活性化や情報共有に便利なSNSですが、社内向けのツールを導入する際には注意が必要です。
しっかりとした管理機能があり、きちんとセキュリティ対策がなされているものを選ぶべきだと言えるでしょう。

利用の際の注意点

  1. 機密事項はやりとりしない
  2. アカウント乗っ取りのリスクがあるのでこれはNGです。機密事項・個人情報などはLINE上でやりとりするのは避けましょう。
  3. プライベート端末のLINEは使わない
  4. 基本ビジネスでLINEを利用する際は、業務端末がベストです。
    プライベート端末は単純な紛失や、情報漏えいなど、セキュリティやコンプライアンス上のリスクにつながる可能性が高いので、なるべく使わないようにします。
    どうしても使用しなければならない場合は、アカウント乗っ取り防止のため、パスワードをLINE専用のものに設定し、推測されにくいものにしておきましょう。
    またLINEではなく、ビジネス用のチャットツール導入の検討など、代替案はないか確認したほうが良いかもしれませんね。
  5. 友だち自動追加をオフにしておく
  6. ビジネスでLINEを利用する場合は、メンバー内だけでやりとりするのがマナーです。
    LINEにはいつの間にか知らない人と勝手に友だちになっている(笑)「友だち自動追加」という機能があります。
    また、全く知らない人もいつのまにか友だちとなってしまったり、迷惑LINEが届いたりすることもありえます。
    ですから業務連絡で利用する場合は特に、「友だち自動追加」と「友だちへの追加の許可」はオフにしておくことをおすすめします。
  7. 端末、アプリのパスコード設定を忘れずに!
  8. これは基本的なことですが、スマートフォンやタブレット端末、PCの盗難、紛失への対策は必須です。
    LINEだけに関わらず、盗難や紛失によって端末やアプリに登録されている個人情報や、やりとりしている文面から大切な内容が流出してしまうおそれがあります。万が一第三者の手にわたったときのことを想定し、端末には予想されにくいパスワードでロックをかけておきましょう。

まとめ

プライベートだけでなく、ビジネスでも使いやすいツール、LINE。
使いやすさの反面、使い慣れすぎているためにマナー違反を起こしやすく、また多くの人が使っている無料ツールのため、セキュリティに不安があることも事実です。
ビジネスでの利用で、重要な情報を介するコミュニケーションを行う方は、LINEではなくビジネス用のチャットツール導入を検討してみてもいいかもしれません。
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