Web制作の良い発注の仕方、ダメな発注の仕方

当社には毎日、いろいろな企業からWeb制作のお問い合わせをいただいております。
その後、アポイントをとってWeb会議にてヒヤリングをさせてもらっています。
その時に、RFP※をきちんと作って事前に送ってくれるお客様もいれば、全く準備をせずにWeb会議に臨むお客様もいます。
※RFPとはRequest for Proposalの略で提案依頼書のこと
こちらもプロですから、お客様が準備をしていなくても、質問を投げかけながらお客様の状況や頭の中にあるイメージを引き出しますが、たまにすごく受け身で難儀をする人がいるのです。

一度、こんなお客さんがいました。
当社のWebサイトにあるお問い合わせフォームから連絡をくださったのですが、そこには「HPをリニューアルしたい」しか書いていない。。。
まずはお話してみようと思い、電話をしました。
電話の相手は、ネット広告代理店を起業したばかりの人でした。
一度、打ち合わせがしたいと言ったら「いや、本当に何もわからないんで提案して欲しい」と言うのです。私も「その提案をするためのヒヤリングがしたいのですが」と伝えても、「聞かれても本当に何もわからないんでどうしたら良いか提案して欲しい」
と横柄に言われて、嫌になって丁重にお断りして電話を切りました。

RFPを作ることのメリット

私はWebサイトを作成する際、中小企業なら絶対に社長も関わったほうが良いと思っています。社長が会社の中で一番、会社のブランディングや方向性が分かっているし、社長が関わったほうが想いが伝わるWebサイトになることが多いからです。
RFPまで作るかどうかは別としても、こんな風にしたいという社長の想いは大事だと思っています。
実は、最初の打ち合わせ時にREPまで出してくる案件は、窓口が社長じゃない場合が多く、社長が窓口の時はRFPが出てくることは少ないです。それはそれで、その社長がヒヤリングの時にどうしたいかを制作会社にきちんと話せれば良いんですけどね。だたその場合、上手く社長の想いを引き出せるかは、制作会社の担当者の力量次第なところもあります。

RFPを作ると、いろいろメリットがあります。
まずRFPを作る過程で、自分たちが実現したいことや考えを整理できます。一度、言語化して、社内で意思統一しておくというは大切なことです。
それに、発注の際には複数の制作会社の話を聞いて見積をとると思いますが、その際に各社からあがってくる見積もりの条件が揃いやすいです。各社と打ち合わせをすると思いますが、どうしても会話の中身は毎度同じという訳には行きません。毎度少しずつ違うことを話していたら、見積の条件が揃わなくなるなります。前提条件が揃っていない相見積もりをとっても、あまり意味が無いですし、誤った判断をしてしまいます。

先の会話例にあげたようなネット広告代理店を起業した人のように、曖昧なことしか話せない状態だと、作業ボリュームがどこまで増えるか見えづらいので、多少作業ボリュームが増えても大丈夫なように、バッファをとった見積を出さざるを得なくなります。でも、そういう時に限って、他の会社はミニマムな作業量で安い見積書を出してきたりします。その結果、その安い見積書の会社がその仕事を請けますが、あとで揉めたり、全く満足のいくWebサイトにならなかったりするわけです。

上手にWeb制作を発注するために

上手な会社は、自社がやりたいことや考えを事前にまとめておき、そこから制作会社と話をする中でいろいろとアドバイスを聞きながら、精度の高い見積作成依頼を行い、発注先を決定していきます。

RFPを作るかどうかはともかく、今自社のWebサイトはどんな状況か（各種数値や管理状況）、リニューアルを通じてどんな成果を出したいのか、どんなコンテンツを載せたいのか、気になる競合他社やWebサイトぐらいはまとめておきましょう。
我々もそれらを聞いた上でアドバイスするのと、「本当に何もわからないんで提案して欲しい」と漠然と言われるのでは、当然前者の方がより具体的で良いアドバイスや提案ができます。

RFPの書き方については知りたいという方は、昔に私が書いたこちらをご参照ください。
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